Il y a quelques temps, nous avons eu l’occasion d’observer le travail d’un agent d’assurance. Pendant l’entretien, il a pris des notes dans tous les sens puis rempli des formulaires à la main. Ensuite, en rentrant à son bureau, il a dû saisir ses notes pour les organiser dans une fiche client puis à nouveau recopier les données dont il avait besoin dans le logiciel de facturation pour établir son devis. Il nous a confié que ce travail était long et fastidieux.

Comme lui, dans votre entreprise, le temps file et vous ne savez plus où donner de la tête. Vous êtes las de passer du temps sur des tâches administratives à la fois chronophages et non facturables.

Nous pouvons vous aider.

Un système d’information optimisé

Chez Malterre informatique, tout commence toujours par un audit de vos outils informatiques et de vos besoins.

Nous venons sur place, dans votre entreprise et nous étudions votre façon de travailler pour mieux comprendre votre métier. Nous étudions l’organisation de vos systèmes d’information pour vous accompagner dans l’optimisation de certaines tâches chronophage comme la saisi de données.

C’est vrai, régulièrement, vous ou vos collaborateurs devez saisir ou ressaisir dans un formulaire web ou une grille de saisie des données issues d’un fichier Excel ou extraites d’autres pages Web ou d’un autre logiciel.

Il s’agit d’une perte de temps pour vous ou vos équipes. Sans compter que c’est un facteur de risque d’erreurs. Personne, même les plus attentifs et concentrés, n’est à l’abri d’une faute de frappe ou d’inattention.

Des solutions informatiques simples permettent d’automatiser ces actions

Nous pouvons par exemple envisager pour votre entreprise comme pour cet agent d’assurance, la création d’un formulaire préétabli que vous utiliserez sur une tablette ou un ordinateur portable ou de bureau. Vos questions – réponses seront uniformisées selon l’ordre établi dont vous avez l’habitude de mener un entretien de découverte client. Associé à votre logiciel de facturation, votre devis sera ainsi généré automatiquement en pdf en même temps qu’une fiche client s’ajoutera dans votre CRM.

Ce devis pourra, par la suite, être transformé en facture en un seul clic. Imaginez-vous pouvoir établir un devis directement pendant le rendez-vous, en face du client. Vous lui envoyez directement par mail ou vous l’éditez. Il le signe et l’affaire est faite.

Un paramétrage sur mesure

Nous vous accompagnons également dans le paramétrage en fonction de votre cœur de métier, de vos produits et prestations, vos statuts juridiques qui influent sur votre TVA… Vous gagnez un temps précieux.

Et si vous utilisez un logiciel métier ou un site web, il est même possible de faire communiquer votre fiche client avec l’application ou le site qui s’ouvre automatiquement à la page du formulaire qui est prérempli et vous n’avez plus qu’à valider après vérification des données et reprise éventuelle en cas d’erreur.

Bien sûr c’est le même principe pour faire communiquer plusieurs fichiers Excel.